Een effectieve beursdeelname: dit is wat je moet doen

Een effectieve beursdeelname: dit is wat je moet doen

Te vaak gaat er veel geld verloren op de beurs omdat standhouders zich niet goed voorbereiden. Er zijn geen – of te vage – doelen gesteld voor de beursdag. Hoe zorg je ervoor dat je beursdeelname effectief is?

Je kent het misschien wel. Je blikt als exposant terug op de beurs en probeert de dag in woorden te vangen. ‘Het was leuk! We hebben veel contactmomenten gehad, flyers uitgedeeld en demo’s laten zien.’ Jullie stand zag er fantastisch uit en er heerste een goede sfeer; het voelde bijna als een teamuitje.

Maar hoe weet je of de dag daadwerkelijk je tijds- en geldinvestering waard was? ‘Te vaak is de reden om naar een beurs te gaan niet concreet’, meent Thirza Nieuwenhuis. Ze is franchise-ondernemer van Sales & Pepper, een bedrijf dat beurstrainingen verzorgt en eigenaar van IdentiFire, dat zich richt op sales en communicatie. “Bedenk goed waarom je op de beurs staat en wat je concrete doelen zijn voordat je je inschrijft met je stand.”

Het waarom

Elk bedrijf heeft zijn eigen redenen om op de beurs te staan, zegt Nieuwenhuis. Sommige bedrijven gaan op een beurs staan gewoon omdat ze het altijd doen, andere hebben juist een concreet doel, zoals te investeren in nieuwe relaties, of te horen over welke behoeften er leven, bijvoorbeeld.

De salesafdeling van een bedrijf wil logischerwijs geld verdienen naar aanleiding van de beurs. “Het is verstandig om de kosten van de beurs op papier te zetten en doelen te stellen waarmee je ten minste je geldinvestering terugverdient. En dat kan écht. Ik was pas bij een bedrijf dat in de eerste middag al de doelstelling had gehaald. Terwijl de medewerkers vooraf dachten dat het nooit zou gaan lukken om dat doel überhaupt te halen. Dat is toch gewéldig.”

Te vaak is de reden om naar een beurs te gaan niet concreet

De doelen

Stel meetbare doelen op. Koppel er een concreet cijfer of percentage aan, zodat je achteraf kunt vaststellen of je ze hebt behaald.

Naamsbekendheid vergroten
Nieuwenhuis plaatst een kanttekening bij het doel ‘naamsbekendheid vergroten’. “Wat heb je aan 180 kilo naamsbekendheid? Hoe kun je dat meten? Specificeer wat je wil. Bepaal bijvoorbeeld hoeveel nieuwe potentiële klanten je wil hebben gesproken.”

Relatiebeheer met bestaande klanten
Bijvoorbeeld:

• We hebben X [aantal] vervolgafspraken gepland met bestaande relaties, om te bespreken wat we nog meer voor ze zouden kunnen betekenen.

Nieuwe klanten bereiken
Bijvoorbeeld:

• We hebben X [aantal] mailadressen verzameld voor inschrijving voor de nieuwsbrief.
• We hebben X [aantal] afspraken met mensen die we nog niet kenden, om nieuwe verkoopkansen te realiseren.
• We hebben X [aantal] producten verkocht op de beurs, bijvoorbeeld naar aanleiding van een demo.

Nadat je je doelen hebt opgesteld, is het belangrijk om direct na te denken over de follow-up. Wanneer doe je de follow-up na de beursdagen? Wie doet dat? Hoe ziet dat eruit? Later in dit artikel lees je meer over een effectieve follow-up.

Tijdens de beurs

Hoe je je doelen realiseert is afhankelijk van de gestelde doelen. In alle gevallen is de eerste stap om met de beursbezoeker in gesprek te raken. Hoe kom je in contact?

In contact komen
Je kunt van alles doen om makkelijk in contact te komen met bezoekers. Sommige bedrijven kiezen ervoor om eyecatchers te gebruiken om mensen naar hun stand te trekken. Nieuwenhuis vertelt hoe standhouders op een onderwijsbeurs quizjes hielden om met bezoekers in gesprek te raken en hoe anderen een tamme rat gebruikten of een goochelaar inhuurden om bekijks te krijgen. En vergeet niet de stroopwafelstand op de InfraTech beurs. “Ik rook de geur van die stroopwafels vanaf 500 meter, dat was prachtig. Alleen, toen ik in de rij stond, sprak de standbemanning me niet eens aan. Echt een gemiste kans!”

Het is een veelvoorkomende fout om op basis van hoe iemand eruitziet in te schatten of zo iemand interesse heeft

Exposanten kunnen een fantastische stand hebben en personeel hebben met allemaal dezelfde oranje hesjes aan bijvoorbeeld – daar gaat allemaal veel geld in – maar de bezoekersaantallen kunnen tóch tegenvallen. “De beursbeleving is belangrijk, maar wat je standpersoneel doet is veel en veel belangrijker. Ik geloof er heel erg in dat een goede verkoper in een vuilniston beter is dan een slechte verkoper in een paleis.”

De eerste vragen
“Focus je in de voorbereiding al op het zoeken naar makkelijke, laagdrempelige manieren om in gesprek te komen met bezoekers”, raadt Nieuwenhuis aan.

Stap op iemand af en wees alert op vooroordelen die je kunt hebben. “Het is een veelvoorkomende fout om op basis van hoe iemand eruitziet in te schatten of zo iemand interesse heeft, of een potentiële klant is. Bij heel veel mensen denken we: ‘die passen niet bij wie we zoeken’. Maar laat je niet misleiden. Vraag het altijd na. Ik herinner me een keer dat iemand die eruitzag als iemand met de leeftijd van een opa, over de beurs liep voor zijn zoon die een miljoenenbedrijf had in de agrarische sector. Die man was gevraagd om ‘research’ te doen voor zijn zoon.”

Stel dan open vragen aan de bezoeker. Bedenkt deze open vragen samen met het team vooraf aan de beurs. Denk aan: ‘Waarom bent u naar deze beurs gekomen?’ “Open vragen zorgen ervoor dat de klant aan het woord is, en jij leert wie je voor je hebt en wat zijn behoefte is”, weet Nieuwenhuis.

Bij het identificeren van de klant wil je erachter komen wie zo iemand is, waar ze werkt en waarom ze aanwezig is op de beurs. “Door dat soort open vragen als uitgangspunten te nemen voor het beginnende gesprek kom je snel tot de kern. Het is zonde van je tijd – en het gebeurt te vaak – dat mensen lang met elkaar aan het praten zijn, soms wel een half uur – zonder dat er enige richting zit in dat gesprek. Het is ontzettend zonde wanneer je na 8 uur op de beurs, bijvoorbeeld, maar 15 mensen hebt gesproken!

Ik geloof er heel erg in dat een goede verkoper in een vuilniston beter is dan een slechte verkoper in een paleis

Na de identificatie van diegene die je voor je hebt, ga je je klant kwalificeren. Je zet als het ware een volgende stap in het screenen van de bezoeker. Een handige manier om dat te doen is door het BANT-principe toe te passen.

B: Budget – is er budget bij deze bezoeker?
Wie is de huidige leverancier en hoe gaat die samenwerking? “Dan komt er vaak een stortvloed van informatie los. Stel bij voorkeur open vragen, dan vertellen de bezoekers waar ze mee zitten. ‘De samenwerking gaat verschrikkelijk’ of ‘het is veel te duur’ kan een goede aanleiding zijn om het gesprek voort te zetten.”

A: Autoriteit – heeft deze persoon het gezag om een beslissing te maken?
Wat is zijn functie bij het bedrijf? “Stel je spreekt een secretaresse dan kan het handig zijn om het gesprek kort te houden of te vragen wie er gaat over de inkoop, als je bij dat bedrijf wil binnenkomen.”

N: Noodzaak – is er een aantoonbaar voordeel te halen door het afnemen van het product?
Is er een noodzaak? Of is het product of de dienst vooral nice to have?

T: Tijd – moet je volgende week contact opnemen of over een halfjaar?
Op basis van de hierboven beantwoorde vragen kun bepalen wanneer je actie moet nemen. “Laatst sprak ik iemand die zei dat ze voorraad hadden voor de twee komende jaren. Dat is goed om te weten, want dan pas je je daaraan op aan. ‘We lezen allemaal de krant. Het gaat op en neer de markt. Wat doe je als je tegen een dichte deur aanloopt? Je hebt een lange termijnvisie nodig.’ Er kan in zo’n geval nog best potentieel zitten.”

Dilemma: hoe kap je een gesprek netjes af?
De persoon die je spreekt is misschien niet wie je zoekt, maar het bedrijf waar diegene werkt kan nog wel interessant zijn. Houd daar rekening mee. Een gesprek kan daarom soms alsnog op zijn plaats zijn. Als je afscheid neemt, is het belangrijk om het luchtig te houden. Je toon is daarbij belangrijk. Gebruik ‘humor’, als dat bij je past.

Bijvoorbeeld:

• Jij: “Wat heb jij met zonwering?” Bezoeker: “Helemaal niks.” Jij: “O, dan zijn wij geen match,” zeg je grappend.
• Jij: “Wat ben jij van plan op de beurs?” Je komt er snel achter wat iemands prioriteiten zijn op de beurs. Zijn er andere prioriteiten, dan kun je vriendelijk gedag zeggen: “Veel succes vandaag!”

Follow-up

Bij de follow-up van de beurs gaat er vaak veel mis, weet Nieuwenhuis. “Van een beurs met 400 exposanten kan het zomaar zijn dat 360 daarvan de follow-up niet op orde hebben. Er gaat zóveel mis in de opvolging, daar gaan echt de meeste kansen verloren.” Hoe pak je de follow-up wél goed aan?

Trek het initiatief naar je toe en wees concreet
Bij een gemiddeld beursgesprek wil je tot het punt komen waarop je iets voor elkaar kunt betekenen. Zorg ervoor dat jij degene bent die contact gaat opnemen; laat het initiatief niet bij de beursbezoeker.

Het doel is in ieder geval om een belafspraak te maken, die vervolgens kan leiden tot een fysieke afspraak. Je kunt visitekaartjes vragen en uitdelen om contactgegevens te verzamelen; het scannen van de QR-code van de bezoeker gebeurt tegenwoordig ook vaak. Vergeet echter nooit fysieke formulieren in te vullen over de gevoerde gesprekken, dus op de beursdag zelf naar aanleiding van een goed gesprek. “Wees wel lekker kritisch wie je scant. Je hebt niets aan een bak vol contactgegevens waar je vervolgens niets mee kunt. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: ‘Woensdag na de beurs gaan we leads nabellen. Zal ik je woensdag bellen?’. Op die manier weet je meteen of iemand geïnteresseerd is.”

Voorkom dat je niets met de gelegde contacten doet. Het is echt een kwestie van timemanagement. Plan daarom bij de voorbereiding op de beurs tijd in om de bezoekers na te bellen

De follow-upformulieren
Naast het scannen van de QR-codes raadt Nieuwenhuis aan te werken met follow-upformulieren, die je in een map of doos bewaart – deze wordt ook wel het ‘gouden mapje’ genoemd. Zo houd je de leads in eigen beheer. Schrijf opmerkelijke gegevens op van die bezoeker.

Plan tijd in voor de follow-up in de week na de beurs
Na de beursdagen raak je vaak weer verstrikt in je normale werkzaamheden. Je wordt opgeslokt door je agenda en dus is de kans bij velen aanwezig dat de beurscontacten niets meer van je horen. “Voorkom dat je niets met de gelegde contacten doet. Het is echt een kwestie van timemanagement. Plan daarom bij de voorbereiding op de beurs tijd in om de bezoekers na te bellen.”

Over Thirza Nieuwenhuis

Thirza Nieuwenhuis werkt als franchise-ondernemer voor Sales & Pepper, een bedrijf dat personeel traint om effectief op de beurs te staan en is eigenaar van IdentiFire. Bij IdentiFire traint ze anderen in communicatie en andere verkooptrainingen.

FAQ

• Hoe begin je je dag op de beurs?
  Zorg ervoor dat je met je team een kleine kick-off hebt. Bespreek de doelen van de beurs en enthousiasmeer elkaar. Je wil dat je team bruist van de energie.
• Hoe houd je de standbemanning gefocust op de doelen?
  Maak bijvoorbeeld een appgroep voor de beursdagen waarin je elkaar als team op de hoogte houdt van de behaalde doelen.

• Hoe blijven ze enthousiasme uitstralen?
  Zorg ervoor dat je standbemanning niet in het zicht eet, pauze neemt, telefoneert of op een andere manier bezig is met hun telefoon. Dat straalt een gebrek aan motivatie uit. Las daarom pauzes in voor je personeel.
• Hoe voorkom je dat je overprikkeld raakt?
  Beursdagen zijn intensief. Rust daarom ’s avonds goed uit thuis. “Op de beurs moet je ‘rammen’ en niet te veel nadenken over overprikkeling. Overprikkeling staat op zulke dagen absoluut niet in mijn woordenboek”, zegt Nieuwenhuis.
• Welke medewerkers neem je mee naar de beurs?
  Neem vooral mensen mee die het leuk vinden om op een beurs te staan. Het is niet zo dat de beurs alleen geschikt is voor je extroverte collega’s. Iedereen moet zichzelf blijven en goede gesprekken kunnen voeren, en dat kan je leren. Vooral enthousiasme is de sleutel!
• Hoeveel mensen moeten er bij je stand staan?
  Het aantal mensen is minder belangrijk dan hoe actief ze zijn. “Liever wat minder mensen die zeer actief zijn, dan veel personeel dat weinig doet en vooral met elkaar in gesprek is.”